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S’organiser

La vie aujourd’hui, dans nos pays dit développés, devient de plus en plus complexe avec la somme de papiers à remplir, de tâches à effectuer, d’obligations à assumer. Il est impératif de s’organiser un minimum, autant dans sa vie privée d’ailleurs, que dans sa vie professionnelle. Je vais donc vous décrire quelques principes de vie qui permettent de s’organiser efficacement. Mais il est bon d’insister sur le fait qu’on ne peut pas tout faire. Quelquefois s’organiser consiste tout simplement à supprimer des tâches et des obligations pour mieux traiter le reste. Voici une liste de règles d’organisation suivies pour chacune de celle-ci d’exemples ou d’explications plus détaillées :

  • Passer ses finances personnelles en mode automatique.
    • Conserver ses factures sur internet. Le papier cela devient de plus en plus dépassé et il est possible de remplacer un classeur papier par un répertoire informatique.
    • Payer par virement automatique. Je dois dire qu’à présent je n’utilise plus beaucoup mon chéquier car la plupart de mes dépenses récurrentes se font par virement (loyer, gaz/électricité, assurances). En plus d’être automatique, cela fait l’économie d’un timbre (argent) et de traitement (temps). C’est donc un bon moyen de réduire ses dépenses mais aussi de gagner du temps.
    • Investir en mode programmé sur une assurance vie par exemple avec une somme fixe chaque mois et par virement.

  • Décrire une liste de tâches à réaliser chaque jour.
    • Chaque matin j’écris sur un papier la liste de tâches à réaliser dans la journée. C’est un petit rituel en fait. Ce papier contient mes objectifs de la semaine également et je le conserve pour une semaine en surlignant ce que j’ai fais. Et on recommence la semaine suivante sur un nouveau papier.

Bureau propre

  • Éviter d’être dérangé quand on travaille sur des tâches importantes.
    • Se réserver des périodes de temps coupées du monde (téléphone coupé, télévision éteinte) pour traiter les dossiers importants de sa vie privée ou professionnelle.
  • Dormir suffisamment.
    • On peut diviser notre journée en travail, loisirs, sommeil. Le sommeil est très important car un manque de sommeil entraine une diminution de la mémoire. Je suis bien placé pour le savoir car ayant eu des sommeils difficiles à cause de voisins bruyant j’ai pu juger des conséquences d’un sommeil perturbé. Pour être organisé et performant, il faut être en forme ce qui passe par un sommeil suffisant et de bonne qualité.
  • Diminuer son stress.
    • Limiter les facteurs de stress car celui-ci par l’agitation qu’il provoque nuit à l’organisation. Le stress vient de situation non maitrisée, donc il faut accroitre la maitrise dans sa vie privée et dans son travail. Cela passe de temps en temps par la diminution des activités, le refus d’en faire certaines, ou un changement d’environnement. Les plus grandes causes de stress sont souvent liées au travail.
    • En cas de stress intense, on peut respirer profondément en utilisant la respiration abdominale.
  • Se fixer des objectifs (raisonnables).
    • Pour s’organiser, il faut connaitre les objectifs à atteindre. Car une fois les objectifs définies, il est possible de construire un plan. Le plan fixe alors la liste de tâches à effectuer.
  • Trouver un équilibre entre contraintes et plaisirs.
    • On ne s’organise bien que si on a un équilibre de vie. S’organiser exige de la discipline et c’est donc contraignant. Il est donc bon de laisser une place aux loisirs pour se détendre pour sortir de temps en temps d’un cadre très logique.
  • Simplifier au maximum son environnement de travail.
    • Disposer d’un bureau bien rangé avec des dossiers classés et des rangements adaptés. L’organisation implique de savoir où trouver les informations car le fouillis est l’ennemi principal de la personne organisée !
  • Travailler de manière ultra-concentrée pondant de courtes périodes.
    • Lorsque l’on exerce un travail intellectuel, on s’aperçoit qu’il est difficile de rester concentré très longtemps. Il faut donc se fixer une plage de temps (environ 2 heures) ou l’on va travailler de manière concentré pour abattre un maximum de travail de réflexion et ensuite de reprendre sur un mode plus dilettante.
  • L’informatique doit être un libérateur et non un envahisseur.
    • L’informatique est un formidable outil d’organisation et de productivité pour ceux qui prennent un peu de temps pour l’utiliser correctement. Mais il faut être sélectif dans son utilisation, ne pas surfer au hasard, ne pas jouer des heures sur internet et apprendre quelques outils que l’on va utiliser au quotidien.
    • Apprendre à taper au clavier avec ses 10 doigts. Aujourd’hui on passe un temps considérable devant son ordinateur à son travail comme à son domicile. L’ordinateur est donc un outil de productivité idéal pour s’organiser mais avec une frappe gendarme, la productivité chute dramatiquement. Il est donc impératif d’apprendre à taper avec un débit acceptable (au moins 20 mots minute). Pour ceux qui ne savent pas taper au clavier, il y a aujourd’hui d’excellents logiciels de reconnaissance vocale comme Dragon NaturallySpeaking.

S’organiser pour gagner en efficacité est primordiale dans un monde ou le temps passe si vite. Ces quelques règles de bon sens m’ont aidé au quotidien. Elles sont générales, mais avec des implications pratiques qui misent en œuvre peuvent améliorer la vie de ceux qui les appliquent. Au quotidien elles ont amélioré la mienne donc pourquoi pas la votre ?

{ 5 comments… add one }
  • Philippe 29 novembre 2011, 22 10 18 111811

    Des conseils judicieux, de bon sens et opérationnels… Je ne suis par contre pas trop fan des prélèvements automatiques. La conscience de l’argent s’affaiblit en raison de la dématérialisation, tout devient indolore et sans consistance. Inscrire le montant en lettres et en chiffres, indiquer l’ordre, signer son chèque ou son tip, nous mettent les yeux en face des trous, le prix à payer, je le concède étant celui du timbre.

  • Rudolf Kiefer 30 novembre 2011, 6 06 28 112811

    J’ajouterai encore deux points à cette organisation, 1. aménagez votre environnement de manière à le rendre sain et équilibré (pour respirer un bon air, dormir bien, boire une eau vivante, s’alimenter de manière saine et équilibrée et bouger un minimum). Cela procure santé, énergie, vitalité et envie d’entreprendre sans efforts particuliers. Meilleure concentration, productivité améliorée, moins de stress.
    2. Apprendre chaque jour quelque chose de nouveau. Cela développe vos compétences. Découvrez comment votre environnement peut travailler pour vous par exemple.

  • Gilles from Objectifs Liberté 30 novembre 2011, 9 09 47 114711

    @Philippe :

    Pour les prélèvements automatiques tu as raison il faut se méfier et vérifier en fin de mois. D’une manière générale, quand on paie en liquide ou par chèque, on prend conscience de nos dépenses bien plus que quand on paie par carte bancaire ou prélèvement automatique. Par contre d’un point de vue organisation, les prélèvements automatiques, c’est vraiment pratique et cela fait gagner pas mal de temps.

    Pour les conseils j’essaie toujours de donner des choses pratiques et applicables. J’ai parlé de quelques règles d’organisation au sens large du terme qui m’aident au quotidien mais il y en a tellement. S’organiser demande avant tout de la discipline et de la méthode. Après chacun à ses propres techniques. Je pense que celles décrites sont universelles.

    @Rudolf :

    L’environnement au domicile ou au travail est important car de sa qualité dépend la qualité de notre travail donc on peut aussi mettre l’amélioration de notre environnement comme un bon objectif pour mieux s’organiser.

    Est ce qu’apprendre chaque jour rentre dans le cadre de l’organisation, je pense que oui également par effet de bord.

  • gunday 1 décembre 2011, 11 11 09 120912

    Je rejoins philippe sur les prélèvement automatique.
    Je hais les prélèvements et dés que c’est possible, je les supprime. (il me reste que téléphone, internet et carte de transport en prélèvement auto).

    L’absence de prélèvement a un avantage : si on te renouvelle ton abonnement automatiquement, (du genre certains magazines), si ils veuillent leurs sous, il faut que tu fasses le geste!
    Ça a aussi sauver mon budget en mars dernier quand edf a fait un relevé et a rattrapé 6 mois de consommation en 1 facture (avant le logement était pas occupé et je chauffe électrique). La facture a 1.000€ j’ai eu le temps de négocier avant de payer, et non pas après payement dans le cas de prélèvement automatique.
    Je parle pas des impôts qui 1 ne savent pas compter et 2 ne savent pas lire : en 3 ans, ils ont fait 5 erreurs sur mes déclarations de revenus, donc en prélèvement automatique, il faut négocier après prélèvement, en manuel, on négocie avant prélèvement.

    De plus de nombreux sites tels les impôts ou edf proposent de payer en ligne avec la carte bleue, donc pas de frais supplémentaires.

    Autre point : les factures sur internet c’est bien, mais sont en général conservé par le fournisseur. Donc il faut aller récupérer la facture pour la conserver. Donc c’est un manipulation supplémentaire.
    Sans compte que je trouve inacceptable que les banques ne proposent pas d’avantage si on prends ce service (LCL proposait 25cts en moins par mois), car l’économie à l’échelle de la banque est tout simplement monumental. (les banques en ligne, c’est une autre histoire)

    Donc pas tout à fait fan du tout automatique et du 100% en ligne

  • Tommy 4 décembre 2011, 1 01 56 125612

    ah l’organisation… il y a tellement a dire… j’aimerais ajouter deux choses, pour ne pas reprendre Rudolf 🙂

    1- prevoir les taches la journee oui, et en plus de ca analyser a la fin de la semaine ce qu’on a fait, et essayer de rester objectif pour voir si on s’est ameliore, qu’on a essaye de progresser dans nos buts etc… (ce que preconise David Allen). J’avoue je le fais pas tout le temps, ca demande de la discipline.

    2- En ce qui concerne « Travailler de manière ultra-concentrée pondant de courtes période », j’ai decouvert il y a quelque temps la methode pomodoro, je trouve que ca aide pas mal pour rester concentre sur sa tache. En gros il s’agit de travailler en periodes de 25 minutes, suivis de 5 minutes de pause. Basique non? Oui, mais ca permet de definir ce qu’on va faire (donc ne pas faire trainer une tache parce qu’on a pas reflechi a ce que c’etait par exemple) et de penser a prendre des pauses regulierement et surtout, surtout de commencer a travailler et rejeter la procrastination (le plus dur c’est de commencer!) Il y a un gros effet psychologique dans la tete a se promettre a soi-meme de rester concentre pendant 25 minutes a l’exclusion de tout divertissement.
    Il y a des logiciels pour s’occuper de ca, le site web est http://www.pomodorotechnique.com/

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