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Eliminer des tâches

Je ne parle pas ici de tâches sur les vêtements bien entendu, mais de tâches dans nos agendas ! La gestion du temps est un sujet complexe. D’ailleurs, depuis de nombreuses années, on a vu fleurir des formations (surtout pour les salariés des entreprises) concernant la manière d’optimiser son temps pour traiter les différentes tâches, en gros en faire plus en gérant mieux. Le problème de cette approche c’est qu’elle ne règle rien, car l’optimisation ne fonctionne pas quand on est débordé. La solution au problème de gestion des tâches ou de la gestion du temps, c’est de faire le ménage et de se concentrer sur l’essentiel.

Que ce soit au travail ou dans notre vie quotidienne, le fléau c’est la quantité de tâches diverses à accomplir et les interruptions permanentes qui sapent notre énergie. Le mobile sonne, le courriel est à présent sur nos téléphones, le monde du travail empiète sur la vie familiale, la télévision nous demande d’être des parents sans reproche, bref notre vie nous crée un stress terrible via une accumulation de tâches.

Pour mieux comprendre la dérive de notre système, il suffit de jeter un œil aux formations concernant la gestion du temps pour cadre ou secrétaire débordé. Ces formations parlent de :

  • Arrêter la procrastination.
  • Surmonter la surcharge.
  • Gérer les interruptions.
  • Adopter une approche positive.

Poubelle

J’ai pris ces quelques éléments dans une liste bien réelle sur un catalogue de formation. Analysons les un par un :

  • La procrastination c’est remettre au lendemain les choses (nos tâches en l’occurrence). En gros on nous accuse d’être des paresseux. Nous sommes donc responsables des tâches qui s’accumulent ?
  • En nous promettant de nous aider à surmonter la surcharge, on indique explicitement que l’on va continuer à être surchargé.
  • Les interruptions sont le mal de nos sociétés modernes. Toute interruption nous distrait et lorsque l’on revient sur la tâche en cours il faut un certain temps pour se remettre dans le contexte. Notre cerveau n’est tout simplement pas fait pour ça.
  • L’approche positive c’est la tête de l’autruche dans le sol : tout va mal mais je fais comme si de rien n’était. Tout s’écroule mais j’y crois. Je ne peux pas dire que ça ne marche pas car sinon, c’est que j’ai mauvais caractère.

Bref quand on analyse les solutions des experts en gestion du temps on se rend compte qu’elles ne règlent rien, voire qu’elles aggravent la situation en rendant responsable celui qui est débordé, en lui laissant entendre qu’il est mal organisé. Pour ma part je ne connais qu’une seule approche qui fonctionne c’est d’enlever des tâches, des contraintes, des engagements, des rendez-vous, des invitations, des loisirs, bref de s’alléger. Il faut accepter que l’horloge fasse 24h00 et que notre temps de sommeil soit de 8h00. Le temps n’est pas extensible et il est donc impératif de :

  • Analyser ce qu’il est possible de faire en une journée.
  • Éliminer des tâches non essentiels.
  • Éliminer les interruptions (couper son portable, regarder son courriel une fois par jour, …).
  • Adopter une approche réaliste face à la surcharge.
  • Ne pas s’imposer de contraintes (aller chez des amis un Dimanche si on est épuisé, multiplier les loisirs, ramener du travail à la maison, …).
  • Apprendre à dire non.

La liste est longue, mais vous avez compris l’idée. La saine gestion du temps consiste à en reprendre le contrôle en acceptant que celui-ci est limité et que la seule façon de diminuer son stress c’est de diminuer le nombre de tâches ou d’activités aussi bien dans sa vie professionnelle que dans sa vie privée.

{ 6 comments… add one }
  • Geekariste 13 juin 2011, 13 01 39 06396

    Plutôt d’accord avec ton article. Le fait de s’alléger la todo list permet de partir doucement pour améliorer sa productivité progressivement à partir d’un niveau réaliste.

    Par contre je pense que les interruptions ne sont pas forcément néfastes (exemple : aider un collègue en panique).
    Et il y a des astuces pour améliorer notre capacité à « se remettre dans le contexte ». J’utilise une sorte de journal où je note mes tâches au fur et à mesure de la journée. Quand je suis interrompu, je n’ai qu’à jeter un coup d’oeil sur le journal pour savoir où j’en étais.
    PS : C’est autorisé les liens dans les commentaires ?

  • Gilles (Objectifs Liberté) 13 juin 2011, 20 08 00 06006

    Il n’y a souvent pas le choix que d’alléger le nombre de tâches effectués. En management de toute façon c’est ce qu’on fait lorsque l’on fixe des priorités d’une certaine manière.

    Je continue de penser que l’esprit humain n’est pas fait pour fonctionner efficacement en mode interruption. Même avec un journal cela prend du temps et de l’énergie de changer de tâches en permanence.

    Oui tu peux mettre un lien dans le commentaire c’est autorisé ici ou tu peux si c’est un lien sur ton site mettre l’adresse complète dans la partie Site Web quand tu commentes.

  • Geekariste 13 juin 2011, 20 08 42 06426

    Bien sûr, les interruptions doivent être contrôlées. Mais dans mon boulot c’est inévitable, et la capacité à switcher de contexte rapidement pour aider les autres fait partie de nos critères d’évaluation…
    Je voulais juste mettre un lien vers la todo list PDF que j’avais concoctée. Dont la taille réduite respecte justement ton idée d’alléger le nombre de tâches 🙂

  • FredericB 15 juin 2011, 14 02 15 06156

    @Gilles
    Complètement d’accord. L’interruption est un fléau. Je travaille souvent en OpenSpace et je pense qu’à la longue c’est extrêmement pénible.
    Personnellement, je suis partisan du ‘peu mais bien’. Aussi je préfère travailler bien concentré et de manière plus efficace. Et surtout ne pas dépasser 8h/jours.

  • Gilles (Objectifs Liberté) 15 juin 2011, 20 08 57 06576

    @Geekariste : justement on ne devrait pas avoir à constamment être interrompue. Moi aussi dans mon boulot actuel, je suis dans ce mode et je n’apprécie pas trop.

    @Frédéric : les interruptions, le bruit tout cela concours à une dégradation des conditions de service mais aussi de la qualité du travail.

  • Grégory from Deviendra grand 3 juillet 2012, 17 05 33 07337

    Article assez énorme, en fait …

    En général, quand on me dit « trop de choses, j’ai pas le temps de tout faire », je demande « et si tu avais encore moins de temps, tu feras comment ? » … Et la réponse est souvent « ben … je ferais encore en supprimant des trucs … » …

    Et là, je rajoute « plutôt que de râler, commence donc par faire ça ! » … 🙂

    Tout ça pour dire que faire le tri est la première étape de tout processus d’organisation.

    Par rapport à ce que je lis sur les interruptions & co, je pense qu’il y en a 2 types :
    – externes, soit les distractions. Plutôt facile à gérer avec un peu de discipline et d’astuces.
    – internes, soit les dispersions. On pense à ceci, on s’égare en faisant cela … Plus difficile à gérer. Mon truc : le petit carnet ! J’y note tout ce qui me traverse la tête qui pourrait me déconcentrer.

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